Gestion documentaire : la maîtrise des informations documentées, enfin simple
Toutes les normes de systèmes de management (ISO 9001 chapitre 7.5, ISO 14001 et ISO 45001 sur le même registre) exigent la maîtrise des informations documentées : création, mise à jour, approbation, diffusion et protection des documents. En pratique, c'est le point faible de la plupart des organisations : versions multiples qui circulent, documents obsolètes encore utilisés sur le terrain, approbations introuvables. Testudo centralise tout.
Un référentiel documentaire unique
Procédures qualité, consignes de sécurité, procédures environnementales, instructions de travail, formulaires, enregistrements : tous les documents du système de management sont classés par processus dans un référentiel unique, accessible selon les droits de chacun. Plus de doublons sur des disques partagés, plus de clés USB. Un seul référentiel sert l'ensemble des normes en système intégré.
Versioning et circuit d'approbation
Chaque document porte un numéro de version, un historique des modifications et un circuit d'approbation configurable (rédacteur → vérificateur → approbateur). Une nouvelle version archive automatiquement la précédente : impossible d'utiliser un document obsolète sans le savoir.
Diffusion contrôlée
Les utilisateurs concernés sont notifiés à chaque publication ou mise à jour, et les accusés de lecture sont tracés. À l'audit — qualité, environnement ou sécurité — vous démontrez en deux clics que la dernière version de chaque document a bien été diffusée aux personnes concernées.